Tra i vari plugin che HubSpot mette a disposizione dei suoi clienti, particolarmente utile è il componente aggiuntivo per Office 365, che permette di integrare nel CRM HubSpot l’applicativo di posta elettronica Outlook.
Sono moltissime le aziende e le organizzazioni che utilizzano Outlook per la gestione delle proprie comunicazioni via mail con i clienti, e la possibilità di integrare questo strumento nella piattaforma HubSpot permette a tutte loro di gestire al meglio i messaggi di posta elettronica. Il plugin aiuta i collaboratori a comporre e inviare rapidamente le loro mail e gli consente di accedere, tramite Outlook, a tutti i dati relativi ai clienti memorizzati nel CRM, senza bisogno di spostarsi da una finestra all’altra facendo la spola tra HubSpot e la casella di posta.
In questo modo gli utenti che scelgono HubSpot possono continuare a utilizzare il loro consueto applicativo per l’invio di posta elettronica, approfittando allo stesso tempo di tutti i vantaggi che derivano dall’accesso diretto alle informazioni relative ai clienti salvate nel CRM.
Perché integrare Microsoft Outlook 365 e HubSpot
Installare in HubSpot il componente aggiuntivo per Office 365 e Outlook permette di gestire al meglio le comunicazioni aziendali via mail, grazie al continuo scambio di dati tra il CRM e l’applicativo di posta elettronica.
In particolare, il plugin permette di:
- visualizzare tutti i dati relativi ai clienti memorizzati nel CRM direttamente nella schermata di Outlook che viene utilizzata per la composizione e la lettura delle mail, senza bisogno di spostarsi da una finestra all’altra
- utilizzare i diversi strumenti HubSpot tramite la schermata di Outlook, compiendo varie azioni in modo semplice, intuitivo e immediato. Grazie a questa funzione è possibile, ad esempio, assegnare alla propria mail un determinato template, inserire blocchi di testo preimpostati, fissare meeting o impostare sequenze automatiche, il tutto senza dover mai lasciare la schermata dell’applicativo per la posta elettronica
- registrare nel CRM le mail inviate tramite Outlook, memorizzandole nella cronologia del contatto destinatario. In questo modo sarà possibile visualizzare gli scambi di mail in entrata e in uscita con un determinato interlocutore sia tramite Outlook sia attraverso HubSpot, aprendo il menu “Contatti”
- allegare alle mail inviate tramite Outlook documenti salvati nella library del CRM, per mantenere un maggiore controllo sui materiali aziendali che vengono spediti all’esterno e avere la certezza di non inviare erroneamente versioni obsolete dei file salvate in locale dai singoli collaboratori
- ricevere direttamente su HubSpot le notifiche di apertura delle mail inviate tramite Outlook, per essere avvertiti quando i messaggi di posta elettronica vengono letti dai loro destinatari; in più, se l’organizzazione dispone di una licenza HubSpot Sales Hub Starter o superiore o Service Hub Starter o superiore, è possibile tenere traccia anche dei click sui link interni alle mail inviate.
Come utilizzare l’integrazione tra HubSpot e Outlook
Uno dei punti di forza di questo plugin è la possibilità di utilizzarlo in modo completamente intuitivo, senza modificare le modalità con cui si gestiscono abitualmente le mail.
Una volta che l’integrazione è stata installata, è possibile continuare a leggere e comporre mail tramite Outlook, inserendo i vari dati (oggetto, destinatario, corpo della mail…) nei rispettivi campi presenti sulla schermata. Nella pagina di Outlook viene però visualizzato anche il simbolo di HubSpot; cliccando su di esso, si apre una finestra laterale in cui sono riportate varie informazioni, come i dati di contatto del destinatario della mail e lo storico delle conversazioni che l’hanno coinvolto. Attraverso la stessa finestra è possibile spuntare la casella che permette di ricevere la notifica di lettura della mail, nonché selezionare eventuali template da utilizzare per la composizione del messaggio, impostare sequenze o accedere alla library di HubSpot per allegare documenti o altri file.
In questo modo gli strumenti di HubSpot diventano un vero valore aggiunto per i collaboratori, e li aiutano in modo concreto a rendere le loro comunicazioni via mail più efficaci.
Per sapere di più sulle integrazioni a disposizione degli utenti della piattaforma HubSpot e sui vari strumenti che permettono alle organizzazioni di operare in modo più efficiente e integrato grazie alle potenzialità del CRM, contatta il team di Impresoft Engage e chiedi una consulenza personalizzata.
