Massima efficienza con HubSpot Operations Hub

Indice

1. Cos’è Operations Hub
2. Cosa può fare Operations Hub per la tua organizzazione
3. Operations Hub è lo strumento giusto per te?
4. Le funzionalità di Operations Hub
5. Esempio di applicazione
6. Il servizio di Cloudnova

1. Cos’è Operations Hub

Operations Hub – uno degli Hub della piattaforma all in one HubSpot – fornisce a tutti i team della tua azienda tool e strumenti che li aiutano a rispondere ai bisogni degli utenti in modo efficiente, senza che questo comporti un aumento del loro carico di lavoro. È quindi un alleato vincente per le realtà che puntano a crescere e a svilupparsi, e che quindi si preparano a veder aumentare il numero dei propri contatti, la quantità di servizi offerti e il volume del proprio business in generale.

2. Cosa può fare Operations Hub per la tua organizzazione

Operations Hub è una piattaforma CRM che raccoglie tutti i dati provenienti dai diversi team che fanno parte della tua organizzazione, li ordina e li mette a disposizione dell’intero gruppo, permettendo di gestire attività diverse facendo riferimento a un unico collettore personalizzabile e facile da integrare con altri strumenti già in uso.

In questo modo, la tua azienda ha la possibilità di:

• gestire il proprio database di dati in modo semplice ed efficace, organizzando le informazioni in modo razionale e modificandole, al bisogno, in tempo reale, senza bisogno di svolgere attività complesse e macchinose
• automatizzare una serie di azioni svolte dai diversi team, semplificando così i flussi di lavoro
• gestire i flussi di lavoro in modo efficiente e condiviso, evitando perdite di tempo: in questo modo i tuoi collaboratori possono lavorare al meglio, e i tuoi utenti e interlocutori ricevono un servizio migliore e più tempestivo
• mantenere tutti i team di lavoro sempre allineati e aggiornati in tempo reale sulle attività che i colleghi svolgono nei confronti degli utenti
• risolvere in modo semplice una lunga serie di problematiche tecniche connesse con la gestione dei dati, che potrebbero rallentare l’attività del team e ostacolare il processo di lead generation
• integrare la piattaforma con altri strumenti già in uso presso la tua organizzazione

Operations Hub è quindi uno strumento per le RevOps che ti permette di ottimizzare la gestione di tutte le tue attività attraverso l’utilizzo di un’unica piattaforma equipaggiata di strumenti che integrano le azioni dei diversi team, gestiscono i dati in modo ottimale e automatizzano determinate attività e flussi di lavoro.

3. Operations Hub è lo strumento giusto per te?

Operations Hub è uno strumento pensato per rispondere alle esigenze di tutti i settori della tua azienda e per andare incontro alle necessità dei differenti reparti (Marketing, Sales, Customer Service e così via), facendoli operare in modo realmente integrato ed evitando perdite di tempo e ritardi nella trasmissione delle informazioni. Il CRM è infatti in grado di comunicare con una serie di applicazioni differenti, in modo da ottimizzare la raccolta delle informazioni e garantire uno scambio di dati rapido ed efficiente.

Operations Hub, ad esempio, può essere integrato con Salesforce, con WhatsApp o con altre applicazioni di comunicazione. La comunicazione diretta tra HubSpot e WhatsApp permette al cliente di interagire in modo personale e immediato con il tuo team, utilizzando lo strumento della chat, e allo stesso tempo consente alla tua organizzazione di memorizzare facilmente i dati che vengono comunicati tramite l’applicazione, senza che le informazioni vadano perdute. Lo storico delle conversazioni avvenute tramite WhatsApp viene infatti memorizzato all’interno di HubSpot, e rimane quindi accessibile per tutti i membri dell’organizzazione che dispongono degli opportuni permessi.

I vantaggi di un’integrazione di questo tipo ricadono su tutte le figure coinvolte nel processo:

• sul cliente, che ha a disposizione un canale di comunicazione diretto tramite cui interagire facilmente con un interlocutore interno all’organizzazione. Questo gli permette di ottenere subito le informazioni o l’assistenza di cui ha bisogno, costruisce una customer experience personalizzata e consolida il rapporto con l’azienda
• sui membri di tutti i team di lavoro, che non devono dedicare tempo ed energie a creare report per riferire ai colleghi le informazioni trasmesse dai clienti e che, in caso di necessità, possono contare sul supporto degli altri team, che sono sempre aggiornati e allineati sulle problematiche degli utenti
• sull’azienda nel suo complesso, che ha la certezza di tenere traccia di tutte le conversazioni che coinvolgono i suoi collaboratori e clienti e di non perdere di vista nessuna informazione che potrebbe rivelarsi importante sia nel presente che nel futuro

Infine, Operations Hub non si limita a semplificare l’attività dei tuoi collaboratori e a far crescere la soddisfazione dei clienti, ma ti permette di rendere i tuoi processi efficienti e scalabili. L’aumento degli utenti e delle informazioni da gestire, grazie a questo strumento, non costituisce più un problema, perché i processi vengono automatizzati e l’aumento del carico di lavoro dei tuoi team interni diventa più semplice da gestire.

4. Le funzionalità di Operations Hub

Data Sync

L’integrazione tra Operations Hub e qualsiasi altro software utilizzato in azienda è resa possibile dalla presenza di Data Sync, uno strumento di sincronizzazione di dati che permette di collegare HubSpot a tutti gli altri software in uso in azienda. In questo modo tutte le informazioni provenienti dai clienti, raccolte attraverso molteplici canali, confluiscono automaticamente e ordinatamente nella piattaforma CRM, senza bisogno di azioni specifiche compiute dai diversi team di lavoro. 

Data Sync è un pacchetto privo di codice che permette di costruire integrazioni unidirezionali o bidirezionali tra HubSpot e moltissime App, indipendentemente dalla loro tipologia. L’integrazione è pensata per essere semplice e intuitiva, e dispone di filtri di sincronizzazione avanzati che permettono di avere la certezza che ogni dato venga gestito in modo corretto, anche grazie alla possibilità di personalizzare la mappatura dei campi.

Data Sync, a differenza di altri strumenti per l’integrazione, permette di conservare e trasmettere anche dati raccolti prima della sua configurazione, agisce in tempo reale e mantiene i dati sempre aggiornati sia nella piattaforma sia nei vari software esterni, ed è ampiamente personalizzabile per consentire di scegliere e filtrare le informazioni da integrare.

Data Quality Automation

Inoltre, Operations Hub permette di gestire un sistema di Data Quality Automation che consente di correggere, tramite apposite automation impostate all’interno dei workflow, le informazioni provenienti dalle diverse fonti, in modo da ottenere un database completo, pulito e costantemente aggiornato. Lo stesso sistema permette anche di esportare le informazioni corrette all’interno delle App esterne sincronizzate tramite Data Sync: in questo modo tutti i dati gestiti dall’organizzazione risultano sempre uniformi e correttamente formattati, e si potrà sempre contare sulla disponibilità di un’unica dashboard di dati allineati.

Custom Properties

Operations Hub consente anche di gestire in modo personalizzato i dati provenienti dagli utenti, per aiutare la tua azienda a conoscere sempre meglio il suo pubblico e quindi a proporre servizi ed esperienze di acquisto sempre più mirate. Grazie alla piattaforma è possibile raccogliere i dati in modo organizzato e razionale e poi suddividerli, in base alle diverse necessità, per creare report specifici e dashboard personalizzate relative a informazioni di particolare rilevanza. 

Node.js

Tramite Node.js in workflow di automazione è possibile codificare processi personalizzati, uscendo dagli schemi delle azioni di automation predefinite. È possibile ad esempio inserire nel workflow codici JavaScript personalizzati, creare webhook all’interno del workflow per trasferire le informazioni da HubSpot alle altre app, o inserire all’interno dei chatflow delle azioni bot, per rendere le conversazioni sempre più personalizzate.

Workflow Extensions

La piattaforma permette di gestire il management del team e le autorizzazioni concesse a ciascun membro in modo efficiente e rapido. Tramite Operations Hub è possibile attribuire a ogni collaboratore specifiche autorizzazioni – che gli permettono di accedere a particolari repertori di dati – e gestire le attività di ogni componente del team, verificando in ogni momento le sue disponibilità e assegnandogli la gestione dei contatti.

Come abbiamo visto, Operations Hub non si rivolge a uno specifico team di lavoro, ma i vantaggi del suo utilizzo ricadono su tutta la struttura aziendale:

• CEO: la piattaforma permette di monitorare in modo costante tutte le attività che vengono svolte, tenendo sotto controllo l’efficacia delle azioni messe in campo e la reattività dei diversi team di lavoro. Inoltre questo strumento permette di ottimizzare il tempo di attività dei collaboratori, che possono operare in modo più efficiente, e di ridurre i costi, perché è possibile contare su un unico strumento per svolgere azioni che in precedenza richiedevano l’utilizzo di molteplici software diversi
• Team Marketing: le azioni del team sono semplificate grazie alle funzionalità della piattaforma che, raccogliendo tutti i dati relativi ai clienti, permette di avere in ogni momento una visione globale dei bisogni e delle caratteristiche degli utenti
• Team Sales: le informazioni a disposizione dei membri del team di vendita sono sempre aggiornate, ed è più semplice fornire ai clienti informazioni e risposte in tempo reale
• Team Customer Service: la piattaforma semplifica le attività di assistenza ai clienti e permette al team di rispondere in modo immediato alle richieste degli utenti, anche tramite workflow automatizzati
• IT: il CRM è pensato per essere facilmente integrabile con tutte le applicazioni utilizzate dall’azienda, e permette al settore IT di concentrare gli sforzi sulla gestione di un unico strumento in cui convergono tutte le informazioni necessarie per il corretto svolgimento delle attività aziendali

5. Esempio di applicazione

Tra le varie attività che possono essere svolte approfittando delle funzionalità di Operations Hub c’è la creazione di azioni completamente customizzate all’interno di sequenze di workflow. Questa customizzazione è resa possibile dalla scrittura di un codice costruito a partire dalla specifica esigenza a cui si vuole rispondere; questo permette di fornire, attraverso la piattaforma, servizi che normalmente richiedono l’impiego di altri strumenti a pagamento.

Per fare un esempio concreto, è possibile creare un sistema automatico di controllo degli indirizzi email verso cui svolgere attività di email marketing. Il controllo viene svolto attraverso Neverbounce, un tool apposito che è in grado di effettuare un controllo sul database di indirizzi inseriti e di riconoscere quelli effettivamente esistenti, andando a eliminare quelli errati, non esistenti o non più utilizzati. 

In questo modo è possibile ridurre in modo drastico il bounce rate delle attività di email marketing, e ottenere quindi dati più precisi a proposito dell’effettiva efficacia delle attività svolte, semplificando anche la scrittura dei report aziendali interni.

Il tool non si limita a individuare gli indirizzi email non utilizzabili per azioni di marketing e a inserirli in una lista apposta, ma permette anche di inviare specifiche notifiche al singolo contact owner. In questo modo è possibile intervenire per andare a individuare l’errore e correggerlo, inserendo un indirizzo realmente esistente e attivo al posto di quello obsoleto o scorretto.

6. Il servizio di Cloudnova

Operations Hub è una soluzione estremamente versatile, in grado di rispondere a innumerevoli necessità e customizzabile in modo estremamente dettagliato. 

In più, dal 1° novembre 2021 è possibile acquistare la licenza Enterprise dell’Hub, che permette di gestire una quantità di dati ancora più significativa, di svolgere le attività di reportistica in modo più rapido e chiaro e quindi di avere a disposizione informazioni concrete in grado di rendere il processo decisionale e strategico dell’azienda più rapido e fluido.

Cloudnova è in grado di fornire ai suoi clienti supporto tanto nella fase di analisi quanto in quella di implementazione della piattaforma. In particolare, il nostro team è in grado di:

• fornire una consulenza specializzata relativa a tutti gli strumenti HubSpot, per individuare le soluzioni migliori e le integrazioni più efficaci per te e la tua azienda
• analizzare le tue esigenze e individuare le personalizzazioni da implementare all’interno della piattaforma
• implementare processi automatizzati tramite scrittura di codice
• fornirti un supporto continuativo e a 360°, in grado di accompagnare nel tempo la crescita della tua azienda

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