Aste33

La sfida

Occuparsi della digitalizzazione dei processi interni di Aste33 ci ha posto di fronte a innumerevoli sfide, connesse in primo luogo con la particolarità dell’attività svolta dal cliente. Quello delle aste è infatti un mondo estremamente complesso, in cui i processi da gestire sono molti, specifici e delicati, e in cui è essenziale fornire a tutte le parti coinvolte – siano esse clienti privati o enti ministeriali – un servizio altamente professionale in ogni fase del percorso di vendita. Essenziale è anche costruire e mantenere rapporti di lungo periodo sia con gli enti pubblici che con i potenziali acquirenti, costruendo un database di contatti attentamente profilati e gestendo al meglio le varie attività di confronto e comunicazione con i diversi interlocutori lungo tutte le fasi dell’asta. 

Abbiamo quindi capito immediatamente che il primo obiettivo del nostro intervento doveva essere quello di comprendere con precisione le specificità dei diversi processi interni dell’azienda, per individuare di conseguenza gli strumenti capaci di migliorarne l’efficienza.

Nell’affrontare questa sfida, abbiamo anche dovuto confrontarci con gli strumenti digitali già in uso presso l’azienda, che risultavano poco efficaci. È stato necessario sostituirli con nuove soluzioni software che fossero in grado di rispondere meglio alle esigenze del cliente, integrandosi allo stesso tempo con il Portale delle Vendite Pubbliche del Ministero della Giustizia e con il nuovo sito web aziendale, che avrebbe dovuto essere completamente rinnovato.

Il nostro intervento

Una volta compresa la complessità delle attività svolte da Aste33, abbiamo iniziato il nostro intervento organizzando una serie di incontri con le diverse figure professionali attive in azienda, con l’obiettivo di analizzare i processi, gli strumenti e i materiali che utilizzavano abitualmente. Questa fase di confronto ci ha permesso di mappare i singoli processi portati a termine dai settori marketing, vendite, customer service, gestione commesse e amministrativo, e di definire quale set-up tecnologico avrebbe potuto essere il più adatto per gestire la complessità della situazione attuale e per accompagnare il cliente nelle successive fasi di crescita e sviluppo. 

Parallelamente abbiamo anche mappato i diversi ruoli aziendali, andando a evidenziare le diverse competenze a disposizione dell’azienda, con l’obiettivo di ottimizzare l’organizzazione interna e creare il terreno adatto per andare a implementare i nuovi strumenti tecnologici.

Questa fase di analisi è stata fondamentale per avviare la successiva fase di digitalizzazione dei diversi reparti dell’azienda, che abbiamo portato a termine utilizzando alcuni specifici applicativi della suite di software Zoho One.

Per prima cosa abbiamo implementato un nuovo CRM, fondamentale per permettere all’azienda di gestire al meglio una fase particolarmente delicata della sua attività: la profilazione dei diversi contatti. Grazie al nuovo CRM la gestione dei contatti di privati, aziende, professionisti e tribunali è stata resa più semplice ed efficace, e l’azienda dispone ora di uno strumento che le permette di segmentare facilmente la sua clientela sulla base dei diversi interessi (beni mobili, immobili, stabilimenti industriali, case, terreni…). 

Il CRM è stato implementato e personalizzato per rispondere alle specifiche necessità del cliente: la struttura del database e i workflow di automation sono stati modificati per facilitare l’attività dei collaboratori e costruire KPI che permettano di tenere traccia delle diverse performance. 

Altro passaggio fondamentale è stato quello dell’integrazione tra il CRM, il gestionale aziendale e il Portale delle Vendite Pubbliche del Ministero della Giustizia. Questa integrazione ha permesso di automatizzare una lunga serie di processi ripetitivi – come il data entry – limitando gli errori e garantendo allo stesso tempo la gestione ottimale di tutti gli aspetti burocratici, legali e amministrativi dell’attività aziendale.

Successivamente abbiamo implementato un sistema di questionari – costruiti tramite Zoho Survey – che ci hanno permesso di mappare al meglio le esigenze dei clienti che frequentano il sito. I questionari, di facile compilazione e presenti sia in homepage sia in varie landing pages dedicate, hanno permesso all’azienda di focalizzare meglio le necessità degli utenti, e di alimentare il CRM con nuovi contatti, ben profilati. Nell’ottica di migliorare la relazione e la comunicazione tra l’azienda e i suoi clienti abbiamo poi creato, utilizzando Zoho SalesIQ, un sistema di chat online che permette agli utenti di porre domande specifiche e ricevere rapidamente informazioni in merito ai singoli beni messi all’asta o relative al meccanismo di partecipazione. Zoho Campaign ci ha invece permesso di fornire ad Aste33 uno strumento semplice ed efficace per creare newsletter, da utilizzare in campagne di email marketing mirate a fidelizzare gli utenti. Abbiamo quindi creato campagne di content marketing e, in collaborazione con un partner esterno, di advertising, mirate a migliorare il posizionamento dell’azienda sui motori di ricerca e sui social.

Impostata questa struttura, siamo passati a mettere a punto un processo strutturato che consentisse di gestire al meglio tutte le fasi di lavoro, dalla ricezione delle informazioni relative ai beni da mettere all’asta fino all’inserimento dei relativi dati nel CRM. Abbiamo costruito un’infrastruttura che consente al CRM, una volta ricevuti i dati, di popolare in automatico il sito web inserendo le schede relative ai diversi beni e permettendo agli utenti di visualizzare e scaricare informazioni. Ogni interazione avvenuta tramite il sito viene memorizzata nel CRM, in modo che al momento dell’asta sia molto semplice ricontattare, tramite Zoho Campaign, tutti coloro che avevano manifestato interesse per un determinato bene, realizzando campagne specifiche rivolte ai clienti potenzialmente in target. 

Questo passaggio è stato reso possibile grazie alla costruzione – portata a termine insieme al nostro partner Navoo – del nuovo sito web aziendale, perfettamente integrato con la suite Zoho One. Il sito permette di visualizzare informazioni, inserire filtri per la ricerca di determinati beni e di partecipare direttamente alle aste.

Completata la realizzazione dell’infrastruttura tecnologica, abbiamo dato il via a un percorso di formazione dei collaboratori di Aste33, che sono stati affiancati in tutte le fasi del percorso di implementazione dei nuovi processi e software. Tramite audit periodici ci siamo poi confrontati con tutte le persone coinvolte, per far emergere eventuali problematiche, apportare modifiche agli strumenti software e ottimizzare il modo in cui venivano utilizzati, fornendo ulteriore formazione nei casi in cui ne è emersa la necessità.

Risultati

L’azienda, grazie ai nuovi strumenti implementati, ha potuto rendere la sua attività estremamente più organizzata, ordinata ed efficiente, anche grazie alla formazione svolta che ha consentito al team interno di rinnovare le sue modalità di lavoro. Il nostro intervento ha permesso di creare un database contenente 10000 contatti, attentamente profilati, e di costruire un sistema ben integrato in cui le comunicazioni transitano senza difficoltà tra CRM, sito, gestionale e applicativi ministeriali, in modo da garantire il massimo dell’efficienza. 

La soddisfazione per le attività svolte ha spinto Aste33 a chiedere la nostra collaborazione per la realizzazione di nuovi progetti, in una prospettiva di lungo periodo. A partire dagli strumenti costruiti, infatti, l’azienda è intenzionata a realizzare un sistema che consenta di gestire completamente online l’intero processo di asta, vero e proprio unicum nel panorama italiano.

“Super consigliati. Professionali e puntuali nel servizio offerto! Grazie a Cloudnova e al suo super team.”