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Gestire attività e appuntamenti con il CRM Zoho

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    Un ulteriore beneficio che hai nell’utilizzare un CRM è la possibilità di tracciare ogni attività ed ogni comunicazione intrapresa con un lead o cliente: potrai risalire in modo estremamente facile e veloce a tutte le e-mail, le telefonate e gli incontri avvenuti con la persona in questione e questo ti permette di non tralasciare nemmeno un dettaglio nel corso della relazione.

    Con il CRM puoi gestire in maniera più organizzata le varie forme di comunicazione con i tuoi contatti e impostare manualmente o in automatico dei promemoria per ricordarti di ogni appuntamento o scadenza (ti arriverà un reminder via email o tramite un pop-up).

    Ovviamente questi dati, saranno visibili a tutti coloro che ne hanno il permesso, quindi anche i tuoi colleghi possono monitorare in ogni momento la situazione: nel caso in cui un tuo collega non possa più seguire uno specifico contatto, chi lo sostituirà avrà già tutte le informazioni necessarie per proseguire il rapporto commerciale.

    La funzione BCC Dropbox di Zoho CRM ti permette di inviare email direttamente dal tuo client di posta (Outlook, Thunderbird, Gmail - sia da pc che da smartphone e tablet) e trovarti le comunicazioni che hai inviato direttamente nella scheda cliente nel CRM.
    Per farlo ti basta mettere in copia per conoscenza nascosta (Ccn) “Zoho CRM”.

    Una soluzione facile e molto veloce per tenere traccia delle email inviate ai tuoi contatti. 

    Grazie alla nuova funzione SalesInbox di Zoho CRM, potrai avere la tua posta all’interno della piattaforma poiché coordinata direttamente con il tuo account. SalesInbox dividerà tutti le tue mail in base alle categorie lead, contatto, potenziale oppure ti dice se il contatto della mail non è presente all’interno delle anagrafiche del tuo CRM.

    SalesInbox è disponibile per le versioni Enterprise e CRM Plus di Zoho.

    CALENDARIO

    Gestisci le tue attività attraverso la sincronizzazione del tuo CRM con il tuo account di posta (G Mail-Outlook).

    In questo modo potrai creare e pianificare i tuoi appuntamenti all’interno del CRM e trovarli attivi all’interno del tuo calendario e viceversa. Questa sincronizzazione ti permetterà di avere i promemoria sempre sotto controllo, sia all’interno della posta che all’interno del tuo CRM.

    ORGANIZZA LE TUE ATTIVITA’

    Grazie al CRM potrai suddividere le tue attività tra compiti, eventi e chiamate. In questo modo potrai quantificare il tempo impiegato per le singole azioni fatte sui clienti grazie ai report e avrai una visione generale dei risultati ottenuti da queste attività per monitorare e ottimizzare le fasi di vendita e di sviluppo del business all’interno della tua organizzazione. Vediamo ora come si suddividono queste attività.

    COMPITI

    Il compito è una delle azioni che svolgiamo sul nostro cliente. I compiti rispecchiano il processo di vendita dell’organizzazione (fasi commerciali e di marketing). Ogni compito andrà quindi a delineare un passaggio di questo processo fino al raggiungimento della vendita. I compiti possono essere assegnati agli utenti a seconda della gerarchia dei ruoli e sono soggetti a una scadenza temporale. Una volta completato il compito sarà possibile assegnare un follow-up per mantenere il flusso del processo e continuare ad arricchire le informazioni dei nostri contatti.

    È possibile automatizzare i meccanismi di follow-up. Il sistema assegnerà un compito determinato alla conclusione una attività e il nuovo compito sarà relativo alla fase successiva del processo di vendita con un nuovo obiettivo da raggiungere.

    EVENTI

    Gli eventi sono quelle attività programmate previamente dall’organizzazione e che sono costituite da una data di inizio e una data di fine e di un rapporto diretto con il nostro lead/contatto. Come esempi di eventi possiamo elencare:

    • Riunione presso la nostra sede con il contatto Mario Rossi, l’obiettivo è quello di arricchire le informazioni in merito alla fornitura del nostro prodotto o servizio.
    • Call conference relativa all’andamento del progetto del signor Alberto Bianchi.
    • Incontro presso la sede di Zyltek per definizione e negoziazione del contratto di fornitura.

    In questo caso il sistema assegna la data di inizio e di fine e crea un promemoria previo all’evento da personalizzare in base all’esigenza dell’utente. È possibile inoltre inviare gli inviti via mail e programmare gli orari a calendario. Una volta completato l’evento sarà possibile aggiungere il risultato dell’incontro, i dati che abbiamo raccolto, inserire allegati, programmare eventi successivi e misurare il tempo impiegato durante gli incontri.

    CHIAMATE

    Le chiamate sono attività telefoniche o di call conference svolte per creare un rapporto con i nostri lead/contatti o per comunicare informazioni importanti riguardo la nostra attività.

    Le chiamate possono essere programmate con data inizio chiamata, durata della chiamata e proprietario dell’attività. Il tempo impiegato può essere definito come fatturabile o meno a seconda della tipologia di chiamata. È possibile inoltre definire lo scopo della chiamata e scrivere tutte le informazioni raccolte alla fine dell’attività.

    Oltre alla programmazione di queste attività Zoho ti offre una svariata gamma di strumenti utili alla gestione del rapporto con i nostri lead/contatti e di conseguenza alla loro acquisizione/fidelizzazione. Vediamo insieme alcune di queste risorse messe a tua disposizione dal sistema:

    FEED

     Gestisci tutte le tue attività attraverso il modulo Feed del tuo CRM. Il modulo Feed ti permette di visionare le tue attività e quelle dei tuoi colleghi usando le dinamiche dei social network. Scopri le news e accedi alle ultime informazioni del tuo team in una finestra condivisa. Potrai commentare o nominare i tuoi colleghi grazie all’utilizzo della @ prima del nome, così vedranno i tuoi commenti live.

    SALES SIGNALS

    Cosa sono i SalesSignals di Zoho CRM? Si tratta di una nuova tecnologia che ti permette di vedere in tempo reale se un cliente ha aperto o ha cliccato una tua mail.

    Questi segnali sono utili alla programmazione di azioni da effettuare successivamente e dettano il tempo giusto per contattare i nostri lead/contatti.

    ZIA

    ZIA (intelligenza artificiale di Zoho) è ul tuo assistente alle vendite. È specializzata nel farti usare al massimo le potenzialità del sistema CRM, convertendo le vendite in una esperienza semplice e gradevole. Zia impara e raccoglie tutte le informazioni riguardanti l’utilizzo di Zoho da parte degli utenti, dall’inserimento dati alle attività che fanno ogni giorno. Ti aiuta fornendo previsioni, soluzioni e misura la performance del tuo team.

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    Alessandro Bodo

    Alessandro Bodo

    E' un consulente specializzato in strategie di Inbound Marketing e sistemi di Marketing Automation. Dopo la laurea in Economia Internazionale ed una esperienza in Silicon Valley, Alessandro svolge l'attività di consulente per diverse aziende a livello internazionale. E' appassionato di marketing, comunicazione, psicologia sociale, programmazione neuro linguistica (pnl), strumenti di collaborazione e tecnologie cloud.

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